第8回　メールの心配り

メールが普及したことにより
ビジネスシーンでのコミュニケーションには
欠かせないツールとなりました。

メールは電話と比べて非常に相手にやさしいツールです。

電話はかけた相手の時間を強制的に奪うものです。
仕事に集中していたときに電話がかかってきて
集中力が途切れてしまった経験などはだれもがあるのではないでしょうか。

メールなら自分の都合が良いときに送れば
相手の都合の良いときに読まれ、返事をくれます。

お互いの仕事の邪魔にならずにコミュニケーションが図れるメールは
ビジネスにおいて最大限活用していくべきものでしょう。

そのメールに関して、
さらに進んだ心配りをするための提案をいくつか考えました。

すべての条件の根底にあるのは「相手への心配り」です。
それを実現させるためのテクニックだと思ってください。

普段メールを使う上での参考にして下さい。

メールの発信者が一瞬で認識できる心配り

メールを受信した時に、
受信した相手が瞬時に誰から来たのかを判断できるようにしてあげましょう。

一番のポイントはメールソフトの設定にある「送信者」の欄に
自分の名前を入れることです。

よくアルファベットで入れている人がいますが
あれは非常に見にくいです。
相手が日本人で自分も日本人なら日本語で入れましょう。

件名は必ずわかりやすいものを付ける

件名に「お疲れさまです」とだけ書いて本文に用件を書く人がいますが
これは相手にとってあまりありがたくありません。

忙しいときは件名だけ見て重要度を判断することもありますし、
後々にメールを見直す時などは件名で探せないと非常に不便です。

件名には用件を簡潔にまとめたものを書くことで
相手のメールボックスが非常に整理されたものになります。

返信時の流用は要点だけを抜き出す。

相手から来たメールに返信をする場合、
大抵のメールソフトは「＞」マークを左につけるなどして
相手から来た文章を引用します。

ひとつのメールに複数の用件があった場合に
その引用文章の間に返答をそのまま書く人がいますが、
本文が長く他の用件も多々ある場合にはかなり見にくいです。

相手が送信してからそれほど時間がたっていない場合は
自分が送った内容はだいたい頭に残っているはずです。

相手方の質問の中からキーとなる文章だけをコピーし、
その下にこちらの返答を書けば内容がすっきりします。

相手の立場にたって、自分の送信した文章が
見やすいかどうかを考えましょう。

メール形式はテキスト形式に

メールには、テキスト形式とリッチテキスト形式（ＨＴＭＬ形式）の２種類があります。

テキスト形式は文字だけを送信します。
リッチテキスト形式は一部の文字の大きさを変えたり色を変えたりと
様々な文字情報以外の表現が出来ます。

一見リッチテキスト形式の方が色々できて便利そうですが、
一般的にマナーとしてはテキスト形式で送るべきとされているようです。

受け取る側のメールソフトによっては上手く見えないことがあることと、
いろんな文字サイズや色で送られると読むほうが難しいということだと思います。
相手は複数の人から送られるメールを日常に見ていますから、
相手が読みなれた方式で出すのが親切でしょう。

メールソフトの設定で、初期値をテキスト形式かリッチテキスト形式化を
選択することができるので確認しておきましょう。

ＣＣ，ＢＣＣをきちんと使い分ける

ＣＣはカーボンコピー、ＢＣＣはブラインドカーボンコピーといいます。

ＡさんがＢさんにメールを送る時に、
Ｃさんにもこの内容を送ろうという時にどちらも活用します。

ＣＣはＣさんにもメールが転送された事がＢさんにもわかるもの。
ＢＣＣはＢさんにはＣさんにもメールが転送された事がわからないもの。

何かの事柄において、
連絡事項や状況伝達を他関係者に一括で送る時にも用いますが、
ＣＣで送る際はメールアドレスという個人情報が全員に見えるので注意が必要です。

知り合い同士の場合は良いが関係ない人をまとめてＣＣで送るのはマナー違反。
そんなときはＢＣＣとして送信し、お互いにアドレスが見えないように配慮しましょう。

適度な改行と段落変更

メールの文章は適度な改行と段落変更を入れたほうが
受信した方がすっきり読めます。

改行は最大３６字くらいを目安に小まめにいれて、
段落変更は３行くらいを目安に書いたら次の段落の為に１行あけましょう。

また、段落分けに加えて別の用件など話題が変わったときには
さらに２行、３行あけると読み手はわかりやすいです。

たくさん書きましたが結局は受信した側の立場に立ってみること。
これがポイントです。

お互い気持ちよくメールでのコミュニケーションを図るために
気をつけてみては如何でしょうか。

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